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身為主管時間總是被瓜分怎麼辦,從管好行事曆做起!

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[quote_box_center author=””]每個人一天都只有 24 小時,時間上的控管及分配可是大大影響工作的成效。身為管理者,時間更容易在開會及和幹部溝通中慢慢消逝。當你覺得每天到公司之後,總有一堆事務,好像先做哪件事都不對、每件事都很急,這時候你需要好好將大腦思緒有效整理,本文推薦幾種時間管理觀念及「行事曆管理法」,幫助管理者重新找回自己的時間![/quote_box_center]
從我出社會到現在,見過很多中高階主管,位階愈高工作時間愈長,工作也愈來愈累,生活愈來愈不愉快,工時長,似乎已經成了高階經理人的宿命,當你是個副理,你做著副理的工作,當你升經理,你做著副理+經理的事,當你是個總監,你做的是副理+經理+總監的工作,職稱變動了,你的工作內容也有些改變,唯一不變的,就是工作量愈來愈大。但我們都知道一個人如果長期處於過高的壓力與工時下,是很容易過勞的,如果你是有家庭小孩的人,更加不可能每天工作 16 小時,究竟專業經理人應該如何妥善規劃自己的時間,才能讓自己不過勞呢?以下是我這幾年來摸索出的方法。

把時間投資在具有scalability的事情上

當你花 1 分的力氣可以創造 2 分的效益,投入 2 分的力氣,可以創造5分的效益,投入 3 分則有 10 分的回饋,你的投入與回饋不是線性的,而是具有曲線成長的趨勢,那這件事情本身就具有scalability,這些事情例如招募對的人、培訓、建立更好的制度、導入適合的工具等,隨著你的位階愈高,你投入在這些事情上的比重應該愈來愈多。
招募到對的人是第一步,你找來的人應該要能節省你的工作時間而不是加重你的工作量,如果你找了一個能力不到位,態度不正確的人,你必須要花很多時間教他,管理他,在他工作出包時幫他收拾,當他鬧脾氣時花時間跟他溝通,當你手下有幾個這種人,你會疲於奔命。在招募時,永遠要記得思考,這個人進來是能有效地分擔部門與自己的工作量,還是反而給自己增加工作量,一個專業能力中上水平的人,但態度負面愛抱怨,你需要花很多時間教育外,他還會影響團隊的氣氛;另一個則是專業能力一般,但態度積極認真有熱情,會主動 share 團隊工作,後者雖需花時間培訓,但相較於前者所花的管理時間,選後者應該還是較划算的。
當然了,我們還是應該把時間花在找出能力與態度都正確的人,而不是隨便找人來充數,唯有找到對的人,你工作才會愈來愈輕鬆。

管好你的行事曆

下面這張圖是一個錯誤的行事曆,但這是多數人的行事曆內容,他們的行事曆上只有擺放會議,其他的一概沒有,我們嘗試解讀這個行事曆,意思就是除了 book 好的四個時段外,我都有空

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圖片來源:gipi

但實情真的是這樣嗎?當然不是的,你實際上還是有很多事情要做的,你本週還要擬定業務計劃以及老闆要的一份報告,而做這兩件事情需要 3 天左右的時間,如果你懂得安排,你的行事曆應該類似下方這個樣子,先把你要做事的時間填入行事曆中,剩下的時間才是安排會議的時間,永遠記得,你不主動安排行程,就是等著被別人安排。很多主管最常跟我抱怨的就是白天都在開會,只有晚上才有時間做自己的事情,所以每天的工作時數都是 10 小時起跳,這都是沒管好自己行事曆的最佳鐵證。

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圖片來源:gipi

只參加必要的會議

中高階主管有很多人上班的時間都花在開會上,而且會給自己很多理由說自己應該要參加這些會議,因為你必須要給建議,必須要做主,但就是這樣的想法害了自己,你總會有一堆會議需要參加,有些甚至還設定為每週開,當會議全面排開後你就發現自己的行程完全不是由自己的自由意志來決定,而是由你的部屬,你的協同部門來決定,你必須要搞清楚那些會議是你真的該參加的,那些只是淪為列席,排除那些非必要的會議,偶爾缺席一些例行性的會議,你會發現你在會議中的角色並不如你自己想像的重要,其他人其實就能把會議運作的很好,你不用過多的擔心。
然後,別隨口答應別人要你參加的會議,你需要先問問對方,要你出席的原因是什麼?如果對方也講不清楚,那這會議不參加也罷,很多時候你聽完後你會知道有其他人能代替你參加,或請對方在會議後將結論發給自己,別害怕拒絕對方的邀請,因為你要對自己的時間負責。
以上是我觀察中高階主管在時間管理上容易犯且不容易察覺的錯誤,其實也適用於基層主管,愈往高階走,問題會愈放愈大,每個管理者都應該要時時注意自己是否妥案的安排了自己的時間,僅以本篇跟大家分享。
主圖來源:pexels

原文來自合作者gipi部落格,感謝授權轉載

[quote_box_center author=””]作者簡介:游舒帆 (gipi),早期活躍於各技術社群,曾獲選兩屆微軟最有價值專家(MVP),現任職於iTutorGroup ( TutorABC / vipabc )擔任RD Head,曾任職於鼎捷集團,熟悉產品開發、架構設計,曾負責多項產品開發、設計與管理,曾參與鼎新CMMI Lv4認證過程。目前專注於雲端運算、行動應用與電子商務領域,擅長專案管理,目前為專案經理雜誌特約作家之一,對網路行銷、社群經營、簡報技巧等有濃厚興趣,歡迎到Facebook上與他討論各項議題。[/quote_box_center]

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