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「講清楚不夠,還要讓人印象深刻!」 IBM首席顧問這樣教你做簡報

[quote_box_center author=””]做簡報,就是「簡單」、清楚地將整理好的資料「報告」傳達出來,但在將簡報傳達給你的上司或客戶的過程,訊息能否完整地被接收和吸收,往往是最讓人難以掌握的部分。以下部分引述《IBM首席顧問的圖表簡報術》,教各位如何將簡報做得到位又讓人印象深刻。[/quote_box_center]

其實有時候我們往往陷入一種迷思,認為簡報就該做得越完整越好,圖片、排版都要很精美,讓報告對象看了賞心悅目,但別忘了,真正能達到效果的簡報,不是這些外在的裝飾,而是訊息能否「直接」「精簡」的傳達。但有趣的是,一個邏輯、條理清晰的簡報,就能讓觀眾印象深刻嗎?還是不見得,所以在清楚報告之餘,你得讓你的簡報「有哏」,也就是在簡報適當的地方凸顯出來,加深聽眾印象。

既然做簡報就是「講重點,說明白」,我們也直接切入重點:簡報中該放哪些訊息才能成功讓聽眾印象深刻?就從「成功」SUCCESS這個字說起!

一、Simple 簡單

1.用一句話能講出重點,就不要分成兩句話

2.使用畫面性描述,盡量具體不抽象

3.用比喻來解釋複雜的意思

二、Unexpected 意外

只說對方預期內的事,對方肯定不會記得,如果能呈現超乎預期的結果、數據,或是勇敢展現出弱點,就會讓人有意外的感覺。

好比以離奇荒謬事件報導為主的《卡提諾狂新聞》,以鄉民評論角度,將超乎邏輯或出人意外的內容發揚光大,因而獲得極高注意力。

三、Concrete 具體

1.用實際圖像、產品、照片來呈現

2.用淺顯易懂的方式說明數據,讓聽者加深印象

EX:相當於 2 棟 101 的高度,相當於 4 個台灣的面積…

四、Credible 可信

1.以專家、學者、官方機構的背書增加可信度

2.拿出產品/服務在具可信度的競賽獲得的獎項從官方單位取得的憑證

3.呈現產品在最嚴苛的條件下拿到的成績或表現

五、Emotional 情緒

1.有溫度的描述讓對方感同身受

2.情感的呈現比理性的陳述容易吸引人,即使是冰冷物品也能達到感動人心的效果

聯邦信用卡的廣告中,桂綸鎂和多年不見好友情誼的傳達,把原本冷冰冰、利益導向的信用卡變得充滿人情味,也間接增加了說服效果。

六、Story 故事

人都喜歡聽故事,用一段故事描述你的理念、述說遇到困難時的經歷,或是用故事帶出一段哲理,會比直接講道理更具有說服力。

就像YAMAHA的鋼琴廣告

故事中的爸爸為了和女兒破冰,私下去學鋼琴,在女兒婚宴上最後為她做的一件事,終於軟化女兒的心,簡單的一個故事,再加上廣告最後的slogan「音樂,勝過千言萬語。」應該成功招到不少生意吧。

以上六大要點,開頭合起來就是SUCCESs (成功),易懂又好記。在簡報製作中不一定得一口氣加入六種元素,只要運用得宜,也能為你的簡報帶來博君一笑的趣味,製造出令長官、客戶深刻的印象。

參考來源:《IBM首席顧問最受歡迎的圖表剪報術》

主圖來源:pexels